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写好会议通知的“加减乘除法”

发布日期:2019-10-10 10:53:00   |   浏览次数:921   来源:黄亮/集团办公室


写好会议通知,要用好“全”的加法,做到要素齐全;用好“精”的减法,做到简洁明了;用好“快”的乘法,做到高质高效;用好“粗”的除法,做到杜绝差错。

在企业特别是国有企业日常经营中,通知的使用频率很高,其中会议通知是最常见的。因此,起草好会议通知是基层职场人员,特别是文字工作人员的必备技能。这里结合工作实践,谈谈如何运用“加减乘除”起草好会议通知。

做好“全”的加法

会议通知的要素必须齐全,否则就会影响通知内容的传达和执行。应特别注意以下几个方面:一是标题由发文单位名称、会议名称与“通知”组成,会议名称可以根据会议主题和参会人员确定。例如,《公司关于召开上半年经济运行分析会的通知》《公司党委关于召开领导班子民主生活会的通知》等。二是会议通知正文的要素须齐全,一般应具备决定召开会议的单位、会议名称、会议时间、会议地点、会议内容、与会人员、参加人数、会议着装、联系人、联系电话、所需材料、会议报名回执以及其他要求等;组织视频、电话类的会议通知还要写明云会议室号、连接调试时间等内容。

做好“精”的减法

会议通知要求表达清晰简洁、篇幅短小精悍。如,会议通知正文的开头可以是“公司定于2019年×月×日上午召开××工作会议,会期半天,现将有关事项通知如下”,没有多余烦冗的陈述,言简意赅。通知内容不引申、不议论、不展开,一般不分层次表述,切忌长篇大论。在起草时要有“精”的意识,去掉不必要的表述,只须用最简练的语言写清楚会议要素即可。

做好“快”的乘法

会议通知时效性要求高,起草者要本着高质高效的原则,出手“又快又好”。如果是针对突发事件事故、重要工作事项召开的会议,更是对“快”提出了很高的要求。一般这样的会议通知标题可写为:《公司关于召开××会议的紧急通知》,紧急程度可根据实际情况标明“特急”或“加急”。除了标题“快”,内容也要“快”,这就要求起草者业务素质过硬,接到起草任务能够快速理清思路,要素不清晰不齐全的及时沟通,落笔时就已心中有数、胸有成竹。另外,“快”也要求起草者有较强的文字功底,平日多起草各种文书,多写多练,熟能生巧,信手拈来。

做好“粗”的除法

“一字入公文,九牛拔不出。”起草会议通知必须有如履薄冰、慎之又慎的态度,最忌粗枝大叶、马马虎虎。特别是会议时间、会议内容这两个最核心的要素,起草前要反复确认。必须注重细节,每个环节都要考虑清楚,有无发言PPT、是否有发言时限要求、是否需要统一着装等,都要言简意赅地表述清楚。起草完毕后,要反复校对,确保无一处差错、无一处含糊。值得一提的是,衡量一个会议通知草拟水平如何,关键看通知发出后,有无人员来询问会议情况,如有,则可能是会议通知有事项遗漏未写全或通知表达不清楚、有歧义,存在疑问的地方,这是我们需要防范杜绝的情况。